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Tutoriel : [SVE] - Saisines par voie électronique

Dans cette vidéo, nous vous proposons une présentation complète et détaillée du module SVE – Saisines par voie électronique, un téléservice essentiel pour la dématérialisation des échanges entre les administrés et les collectivités. Ce module SVE est un module complémentaire de l’offre MEM Courrier, conçu pour moderniser et simplifier la gestion des demandes citoyennes au sein des administrations publiques. Le module SVE remplace efficacement le formulaire de contact institutionnel classique présent sur les sites des collectivités. Grâce à ce téléservice, un administré peut soumettre une demande en ligne de manière simple, sécurisée et structurée. Une fois envoyée, la demande est automatiquement intégrée dans MEM Courrier, où elle peut être acheminée, traitée, qualifiée et suivie en temps réel par les agents de la collectivité. L’un des grands avantages du module SVE réside dans le suivi en temps réel de la demande par l’usager. Chaque saisine par voie électronique génère un numéro unique de demande, transmis par email, permettant à l’administré de consulter à tout moment l’état d’avancement de son dossier. Cette fonctionnalité renforce la transparence administrative et améliore considérablement la relation usager-collectivité. Dans un premier temps, la vidéo vous montre comment tester le module SVE depuis le site de démonstration demo.memcourrier.com. Un lien présent sur la page d’accueil permet d’accéder directement au formulaire SVE. Nous détaillons ensuite l’ensemble des champs à renseigner pour déposer une demande : nom, prénom, adresse électronique, adresse postale avec autocomplétion via la BAN (Base Adresse Nationale), complément d’adresse, collectivité destinataire, type de demande, contenu du message ainsi que la possibilité d’ajouter une pièce jointe. L’exemple présenté met en situation un usager, Monsieur Seigneuret Robert, qui effectue une saisine par voie électronique. Une fois le formulaire complété, la demande est envoyée à la collectivité concernée en un seul clic. La seconde partie de la vidéo adopte la posture de l’agent de collectivité, connecté à MEM Courrier. Nous découvrons alors la bannette dédiée [SVE] Saisines par voie électronique, dans laquelle apparaît automatiquement la demande déposée par l’usager. Toutes les informations sont pré-renseignées automatiquement : type de courrier, dates, expéditeur, coordonnées, nature de la demande, entité traitante, ainsi que les pièces jointes associées. Nous abordons ensuite les étapes de qualification de la demande SVE, le paramétrage de l’objet, la consultation du message, la gestion des pièces jointes et la vérification de la liste de diffusion, permettant d’ajouter des agents ou entités en copie avant l’envoi en traitement. Enfin, la vidéo revient du point de vue de l’usager, qui souhaite consulter l’historique et le statut de sa demande SVE. Cette action est possible directement depuis le formulaire, via l’option « Consultation de demande SVE », en renseignant l’adresse email utilisée et le numéro de demande reçu. Cette vidéo s’adresse aux collectivités territoriales, agents administratifs, services courrier, DSI, responsables de la dématérialisation, ainsi qu’à toute organisation souhaitant optimiser la gestion des saisines électroniques et améliorer l’expérience des usagers. 👉 Abonnez-vous pour découvrir d’autres tutoriels MEM Courrier, démonstrations de modules et bonnes pratiques de la transformation numérique des administrations publiques. Merci de votre attention et à très bientôt pour une prochaine vidéo.