Шесть главных вопросов перед внедрением программы учета документов скачать в хорошем качестве

Шесть главных вопросов перед внедрением программы учета документов

Здравствуйте. Меня зовут Фархад Баширов. Более десяти лет я занимаюсь внедрением программных решений для учета документов и договоров для организаций. Подробнее о программных решениях https://rp-integra.ru/solutions/ В данном видео будут озвучены шесть вопросов, о которых необходимо задуматься, если Вы решили внедрять программу учета документов. Если Ваша работа с документами — это таблицы в Excel и хранение множества файлов в разных папках на компьютерах сотрудников, то стоит задуматься о переходе на новый уровень делопроизводства с применением отдельной программы. Надеюсь, озвученные вопросы, помогут Вам понять свой документооборот и сделать правильный выбор программы. Прежде всего, решите, какая у Вас будет классификация типов документов? Их можно классифицировать по назначению. Например: • к распорядительным документам относятся приказы, постановления и решения. • Кадровые документы включают приказы по личному составу. • А к учетно-расчетным документам бухгалтерские и первичные документы. Этот список можно продолжать. Ваша классификация будет зависеть от того, что Вы хранить в программе. Далее переходите ко второму вопросу: Каким образом описать каждый тип документ? Какие сведения хранить, помимо файлов, в т.н. «электронной карточке документов». Это могут быть реквизиты, даты и предмет документа. Задумайтесь также, какие специфичные параметры, пометки и признаки хранить в реестре документов. Документ нужно описать для будущего электронного формата для хранения сведений в программе. Третий вопрос включает определение маршрута движения документов по организации? Например, распоряжение инициируется руководителем и доводится до исполнителя, далее документ уходит в архив. А претензия от клиента вначале поступает в секретариат или приемную, потом передается исполнителю, юристу, руководителю и так далее. Цепочки передвижения документов будут разные, это зависит от его типа и внутренних правил организации. Анализ маршрута «движения» документа поможет определить сотрудников пользователей и распределить между ними роли и права доступа к базе данных планируемой программы. На четвертом вопросе решите, какие сроки нужно контролировать по документам? Это могут быть даты согласования, графики платежей, календарные планы, даты исполнений и продлений документов. И прочие задачи, которые необходимо контролировать по сроку и качеству выполнения. На пятом вопросе определите список отчетов, которые нужны в вашей работе. Форматы отчетов зависят от целей и содержания. А также от того, кому они предназначены. Для руководителей может быть полезной одна информация, а для исполнителей и согласующих требуются другие отчеты. Учитывая разнообразие форматов отчетов, программа учета документов должна включать удобный конструктор отчетов. На последнем, шестом вопросе решите, какие способы доступа нужны к электронной базе документов. Может быть несколько вариантов: • Работать с программой будут только в рамках локальной сети. • Или понадобиться онлайн доступ с любого удаленного компьютера, подключенного к интернет. • Или нужен одновременный доступ из локальной сети и онлайн доступ с любого места через Интернет. Стоит отметить, что вопрос организации доступа к программе зависит от Вашей инфраструктуры. Например, если нет локальной сети и сотрудники работают только онлайн через интернет, то Вам придется использовать облачную программу, где данные хранятся на удаленном сервере разработчика. Подготовив ответы на указанные выше вопросы, можно переходить к выбору и внедрению программного решения. Руководство и сотрудники компании должны быть заинтересованы в применение программы для учета документов. Такая система поможет настроить делопроизводство и ускорить поиск документов по заданным критериям. Подробнее о программных решениях "РП-Интеграция" https://rp-integra.ru/solutions/ #автоматизацияучета #автоматизациядоговорногоучета #договорнойучет #учетдоговоров #реестрдоговоров #реестрдокументов #согласованиедоговоров #учетдокументов #контрольдоговоров #договорпартнер #докпартнер #документплюс #отделкадровплюс #клиентплюс #рп-интеграция #рпинтеграция #кадровыйучет #HR #программаотделкадров #кадроваяпрограмма #фархадбаширов #учетдоговоров #учетдокументов