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Un SPOC c’est quoi ?

SPOC, C’EST QUOI ET ÇA SERT À QUOI ? 5 MINUTES POUR FAIRE LE POINT. Le SPOC est l’abréviation de Single Point Of Contact ou encore Single Person Of Contact. Dans la gestion de projet Agile, c’est également le Single Product Owner Specified. Cela traduit toujours cette même idée d’avoir, pour des situations données, une interface unique entre l’entreprise et les contacts extérieurs. POURQUOI AVOIR UN SPOC ? Avoir un SPOC c’est éviter les problèmes de communication entre l’entreprise et les clients, fournisseurs et autres entités externes. Dans le cadre d’une gestion de projet, cela permet de centraliser les informations des différents intervenants en interne avant de les communiquer vers le contact externe à l’entreprise. De même, l’inverse est de mise, lorsque le contact externe communiquera vers l’entreprise, il n’y aura idéalement qu’un seul point de contact. QUELS RISQUES ÉVITÉS ? 1. Appels & interlocuteurs multiples: cela évite de devoir appeler plusieurs fois, à des moments différents, des personnes différentes en fonction des problématiques abordées. 2. Solutions multiples: cela évite l’incohérence dans la proposition de solutions différentes face à une problématique unique, en fonction des compétences, des niveaux de compréhension, des contextes, des points de vue ou de la connaissance de l’historique des échanges entre les différents interlocuteurs. 3. Transferts & ralentissements: cela évite les transferts d’appels, les mises en attente et les pertes de communication qui sont autant de freins à la bonne communication. 4. Frustration dans les échanges: cela évite de nuire à la relation, à l’escalade dans les interventions et le coût lié à la nécessité de rattraper la situation. 5. Adaptation de 2 organisations entières: cela évite de devoir mettre autour de la table les 2 organisations. Si il y a quelque chose qui ne fonctionne pas de manière optimale, il faut que 2 personnes s’ajustent et pas 2 organisations. UN SPOC = VALEUR AJOUTÉE ! En entreprise, le support vers les contacts externes est crucial et la qualité des échanges est primordiale. Avoir une communication de qualité et optimale avec les contacts externes, grâce à un SPOC, permet à l’entreprise, une meilleure productivité et offre une vraie valeur ajoutée dans les échanges. Ceux-ci deviennent alors de bons moyens de fidélisation. On l’aura compris, être un bon SPOC nécessite de grandes qualités humaines et techniques. La personne en charge de ce poste devra également faire preuve de proactivité. Au fur et à mesure, le SPOC deviendra de plus en plus performant et expérimenté. Une place privilégiée se développe alors; c’est le contact VIP avec le client ou le prestataire. A un stade avancé, la collaboration peut devenir très productive et chaque intervenant peut en tirer des bénéfices directs et indirects. SPOC & AVANTAGES DIRECTS Pas besoin de réexpliquer, le SPOC relaie en interne; pas besoin de chercher à atteindre la bonne personne et à qui il faut tout expliquer à nouveau. 1. Plus d’efficacité, de fluidité et de convivialité: pas de temps perdu pour faire remonter une info ni dans le passe-passe entre services / collègues. 2. Plus de confiance et de fiabilité: avec le temps, on se parle plus directement, on peut blaguer ou faire comprendre qu’on a un réel souci sans s’énerver. Les SPOC peuvent compter l’un sur l’autre car ils doivent faire avancer ensemble un projet commun. 3. Expérience positive et plaisir au travail: on n’a pas peur de contacter le SPOC pour l’une ou l’autre demande et on peut obtenir aussi du conseil personnalisé. SPOC & AVANTAGES INDIRECTS A côté des avantages directs, il y a d’autres avantages indirects tout aussi intéressants. La position privilégiée des SPOC permet de temporiser, en interne, les situations complexes et chaque SPOC peut devenir l’ambassadeur de son client ou de son prestataire afin de temporiser et de faire avancer les choses de manière constructive. De même, cette relation permet de créer un climat propice aux échanges rapides et personnalisés. CHEZ WEBDIGIT ? La notion de SPOC est prise en compte dans notre gestion de projet et nous établissons une double relation SPOC client et SPOC Webdigit. Les projets web sont sources de beaucoup de tâches, validations, allers-retours clients, documents à partager, jalons, etc. Une communication régulière de qualité a déjà fait ses preuves dans la gestion de nos projets et nous avons pour ambition de continuer à améliorer celle-ci chaque jour. Pour une gestion de projet optimale, nous prônons donc une communication one2one professionnelle, respectueuse et de confiance via notre SPOC.