Миникаст 407. Эффективное протоколирование. Евгений Романенко и Олег Брагинский скачать в хорошем качестве

Миникаст 407. Эффективное протоколирование. Евгений Романенко и Олег Брагинский

Слово «Миникаст» я образовал от «МИНИмальный» и «ПодКАСТ». Это мини-дуэль: вопросов и ответов. Запланировано 650 выпусков. Вы готовы? Приступим! – Слово «протокол» вызывает разные коннотации, но протоколирование сегодня в фокусе внимания – ценнейший навык, который далеко не все осознают, ассоциируя протокол с чем-то нехорошим. Эффективное протоколирование разбираем. Что такое протоколирование? – Протоколирование, ведение протокола – важнейший этап в подготовке и осуществлении совещаний, заседаний и собраний. Фиксация происходящего, высказанного, принятых решений и возложенных поручений в специальном документе, называемом протоколом. Обеспечивает возможность последующего контроля, отслеживания исполнительности и оценки результативности. Термин образован от греческих корней: πρώτος – «первый» и κόλλα – «клей». Изначально обозначал лист, который приклеивали к свитку с титульной информацией (дата написания, имя создателя и краткое содержание свитка), чтобы быстрее можно было найти нужный. – Какие виды протоколов известны? – 1. Краткое протоколирование – фиксируется обсуждение или обсуждавшиеся на заседании или встрече вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Вариант используется на летучках, скоростных совещаниях и оперативных встречах по вопросу. 2. Полное – фиксируются не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения, фамилии выступавших, но и достаточно подробно содержание докладов и выступлений, вопросы и ответы участников. 3. Стенографическое – ведётся специальный отчёт о заседании, который дословно передаёт процесс выступления и обсуждения каждого вопроса и выработку решений по нему. – 2020 год погрузил мир в удалённую онлайн-работу. Обнаружили, что технологии давным-давно готовы, привычки мешали. Удалённые совещания частенько стали перетягивать в онлайн ровно те же неэффективные практики, что и в офлайн. Без протоколов не обойтись. Каковы особенности протоколирования при удалённой онлайн-работе, которая во многом состоит из совещаний? – 1. При онлайн-совещаниях заранее рассылаются: повестка, список выступающих, проект решения и заготовка протокола для корректировки. 2. Протокол очень часто ведётся в отдельном текстовом окне или журнале, чтобы участники могли моментально отслеживать корректность формулировок. 3. Кроме журналирования произносимых фраз, совершается запись демонстрируемой презентации. Обычно и в видео, и в аудиоформатах. 4. Протокол размещается на сетевом диске для многопользовательских коррекций и уточнений в течении 24 часов. 5. После суточных прений, согласованный документ отправляется участникам, заинтересованным лицам в виде ссылки, которая, как правило, уже не позволяет редактировать. – Как развитие современных технологий влияет на протоколирование? – Часто говорят, что протоколисты – умирающая профессия, ведь сейчас почти каждое носимое устройство снабжено диктофоном, видеокамерой и почти безразмерной памятью. Не совсем так и не совсем то, что требуется. Доступ к автоматически совершённой записи не помогает в реальной жизни. Во время прослушивания сложно или почти невозможно сократить более, чем вдвое. Выход есть – создавать не полный протокол, а писать тайм-коды к важнейшим фрагментам выступлений, как делаем под роликами в YouTube. Тоже не 100% вариант. Протоколирование людьми становится более важным и применяется всё чаще. Даже маленькие коллективы начинают использовать столь важный навык, поняв необходимость введения ответственности и санкций за неисполнение. Правда, многие пока экспериментируют с голосовым вводом. Естественно, безрезультатно. – Какие главные рекомендации по эффективному протоколированию можем дать зрителям и слушателям? – 1. Обучитесь стенографии. Пригодится сотни раз, но только в том случае, если натренируетесь до автоматизма и не будете думать, что же делаете. 2. Протоколируйте время, фразы, эмоции, жесты. Пригодится в случае отказа визави от собственных слов. Напомните, как происходило. 3. Настаивайте, чтобы фиксирующая аппаратура была включена постоянно. Если будут перерывы, будет проще удалять фрагменты. 4. Не бойтесь скрытой записи. Чем сильнее контроль, тем аккуратнее будете и не дадите слабину. 5. Будьте готовы к тому, что любые слова станут искажать, перевирать и обращать против вас. Думайте трижды перед тем, как сказать любую фразу, особенно после первого часа мероприятия. До скорой встречи в Школе траблшутеров и да пребудут с вами знания! Олег Брагинский в YouTube: https://goo.gl/PjsgBE Олег Брагинский ВКонтакте: https://vk.com/olbraginsky Олег Брагинский в Интернет: https://braginskyoleg.com Олег Брагинский в Facebook:   / obraginsky   Олег Брагинский в SoundCloud:   / trblshtrs   Олег Брагинский в LinkedIn:   / olegbraginsky   Олег Брагинский в Instagram:   / oleg_braginsky