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Instrumentos Archivísticos en la Gestión Documental

Los instrumentos archivísticos son *herramientas esenciales* que apoyan el desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística. Son fundamentales para la planificación, organización, conservación y acceso a los documentos públicos y privados. El *Decreto 1080 de 2015* y el *Acuerdo 001 de 2024* establecen y regulan la aplicación de estos instrumentos en Colombia. Entre los principales instrumentos archivísticos se encuentran: *Cuadro de Clasificación Documental (CCD):* Es un esquema que organiza jerárquicamente la documentación producida por una institución, facilitando su clasificación, ordenación, localización y acceso. Constituye el primer paso en el proceso de organización documental. *Tabla de Retención Documental (TRD):* Lista las series documentales y sus tipos, asignando tiempos de permanencia en el archivo de gestión y central, así como su disposición final (conservación total, eliminación o selección). Su elaboración y adopción son *obligatorias* para las entidades estatales y deben considerar periodos de reserva legal y prescripción. *Programa de Gestión Documental (PGD):* Es un conjunto de actividades administrativas y técnicas para la planificación, manejo y organización de la documentación desde su origen hasta su destino final, buscando facilitar su utilización y conservación. Promueve la *transparencia, eficiencia* y la **salvaguarda de la memoria institucional**. *Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR):* Instrumento de planeación de la función archivística que agrupa la planificación, seguimiento e implementación de aspectos relevantes de los procesos de gestión documental y administración de archivos, articulándose con los planes estratégicos de la entidad. *Inventario Documental (ID) / Formato Único de Inventario Documental (FUID):* Instrumento de recuperación de información que describe de forma exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Es fundamental para el *control, localización y recuperación* de la información, y un **requisito para las transferencias documentales**. *Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos:* Establece los requisitos funcionales y técnicos para la gestión de documentos electrónicos, guiando la implementación de sistemas y asegurando la autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad a largo plazo de estos. *Bancos Terminológicos (BT):* Instrumentos que permiten la estandarización de la denominación de series, subseries y tipos documentales, optimizando el registro, la trazabilidad y el intercambio de información. *Tablas de Control de Acceso (TCA):* Identifican las condiciones y restricciones de acceso a los documentos, estableciendo niveles de acceso y perfiles de usuario para garantizar la seguridad de la información. Estos instrumentos son interdependientes y fundamentales para una **gestión documental eficaz**, asegurando que la información sea un testimonio confiable de las actuaciones administrativas y una fuente para la historia y la cultura.