2020.03.19. ПРОТОКОЛ РАБОЧЕЙ ГРУППЫ скачать в хорошем качестве

2020.03.19. ПРОТОКОЛ РАБОЧЕЙ ГРУППЫ

Друзья, всем привет! Меня зовут Юрий Седнев, и сегодня мы поговорим об автоматизации собраний рабочих групп. Выберите свою рабочую группу (РГ). Это может быть РГ подразделения (управления, департамента, и т.д.) или любая проектная РГ с произвольным составом участников. Доступ в каждую РГ настраивается индивидуально. Уровней доступа всего два: Ведущий (возможность вносить изменения в протокол), Участник (возможность просмотра протокола и участия в обсуждениях). Сотрудник может входить сразу в несколько РГ. В каждом протоколе он имеет свой список задач и поручений. Об агрегации задач из разных протоколов мы поговорим в одном из следующих видео. СОСТАВ ПРОТОКОЛА Протокол состоит из четырех разделов: 1) Решения - Принятые решения и объявления. 2) Поручения - Поручения по результатам встречи. 3) Повестка - Повестка встречи. 4) Обсуждения - Новые вопросы к обсуждению. ВЕДЕНИЕ СОБРАНИЯ Ведущий во время собрания демонстрирует всем участникам сводную страницу протокола, на которой отображаются актуальные записи из каждого раздела. Ведущий нажимает кнопку «отредактируйте» и вносит изменения в протокол по ходу повествования. РАСПЕЧАТКА ПРОТОКОЛА Протокол может быть распечатан на принтере или в формате PDF и разослан Участникам по электронной почте. Распечатка содержит: название РГ, логотип компании, нумерацию страниц, ссылку на протокол на портале, текущую дату. ПОДГОТОВКА К СОБРАНИЮ В процессе подготовки к собранию Участники могут обсуждать вопросы Online. Таким образом, время собрания сокращается до принятия решения и выдачу поручений. НУМЕРАЦИЯ И ПРОСМОТР ИСТОРИИ Все записи в протоколе автоматически нумеруются уникальными номерами по нарастающей (столбец ИД). В обсуждении можно оперировать этими номерами, например, «Предоставьте статус по поручению №1355». Вся история изменений (назначение ответственных, сдвиг сроков по задачам, внесение комментариев) автоматически фиксируется в Журнале версий, который можно просмотреть, просто кликнув в столбце «Версия». Участники РГ могут в любое время самостоятельно заходить в разделы протокола и находить как актуальные, так и архивные записи, используя поиск, фильтрацию, сортировку и группировку записей. ОПОВЕЩЕНИЯ И ИНТЕГРАЦИЯ С OUTLOOK Все принятые решения, выданные поручения и обсуждения автоматически дублируются Ответственным в виде писем электронной почты. В письме указана тема и основной набор полей. Прямо из письма есть возможность перейти на форму просмотра и на форму изменения на портале. Стандартный функционал Sharepoint позволяет настроить синхронизацию поручений с Outlook. После настройки синхронизации все поручения отображаются на панели задач Outlook. Друзья, напишите в комментариях - автоматизированы ли собрания в вашей компании? Сегодня на этом все, пока-пока!