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🎧 複習用Podcast：《職場溝通表達實務》核心觀念快速回顧｜課後筆記系列

🎧 *整理自 周春芳老師《職場溝通表達實務（Effective Communication at Work）》課程內容* 🎯 用口語化方式記錄課程精華，方便反覆收聽與複習* 🌟 主題涵蓋：向上管理 × 文書力 × 績效表達 × 職場軟實力 × 溝通技巧 --- 第一章：職場核心能力與學習地圖 🎯 1.1 職場能力架構 現代職場成功的關鍵在於軟實力與硬技能的完美結合。軟實力主要涉及人際互動、溝通協調和思維模式，而硬技能則是可量化的專業技術和知識。 1.2 各階層職位能力配置 📊 **CEO級別**：領導能力(軟)、策略思考(軟)、商業管理(硬)、數位行銷(硬)、洞察商機與創業(硬) **部門主管**：領導能力(軟)、商業管理(硬)、策略思考(軟)、數位行銷(硬)、問題解決能力/溝通技巧(軟) **基層主管**：領導能力(軟)、溝通技巧(軟)、專案管理(軟)、策略思考(軟)、問題解決能力(軟) **儲備幹部**：溝通技巧(軟)、專案管理(軟)、數位行銷(硬)、成長心態(軟)、邏輯分析(軟) 1.3 職場軟實力密碼：1心4力 💎 **1心：職場心法**（趨吉避凶）- 職場生存的基本智慧，涉及風險評估和機會把握的能力 **4力核心能力**： **溝通力**：能夠減少誤解、提升效率，職場生存術（基本功） **執行力**：是將想法付諸實踐的關鍵，職場生存術（基本功） **文書力**：能夠寫出具影響力的報告與公文，職場包裝術（加分題） **簡報力**：展現說服力與影響力，職場包裝術（加分題） 1.4 商務寫作的重要性 ✍️ 哈佛商業評論指出，強大的寫作能力對於商務人士至關重要，它能幫助有效地與同事、員工和上司溝通，並成功推銷你的想法、產品或服務。優秀的商務寫作能力是職場戰局中的強大武器。聯合國永續發展目標 (SDG4)也強調提升所有人的讀寫及算術能力的重要性。 --- 第二章：職場性格與自我檢視 🔍 2.1 職場性格四大面向 #### 外顯氣質 😊 影響他人對你的第一印象，進而影響人際關係的建立 **正向**：笑臉迎人、細心周到、善解人意 **負向**：招牌撲克、粗枝大葉、白目鐵齒 #### 表達能力 🗣️ 涉及語言和非語言的溝通技巧，影響工作效率和職業發展 **正向**：能言善道、靈活圓滑、精明幹練 **負向**：言詞笨拙、自我設限、呆板冷硬 #### 積極度 ⚡ 反映個人的工作態度和動機，影響個人的成長潛力和團隊貢獻 **正向**：積極進取、謙虛穩健、熱情活力 **負向**：傲慢冷酷、遲鈍平庸、冷淡無力 #### 主管互動 👥 職場成功的關鍵因素，良好的主管關係是職涯發展的重要基礎 **正向**：體察上意、親近主管、勤於回報 **負向**：我行我素、閃躲主管、逃避回報 2.2 四大職場性格類型（Business Chemistry） 🎭 #### 先鋒型（Pioneer）🚀 **適合職位**：創業者/業務/行銷 **特質**：外向、冒險、自發性、想像力、關注大局 **激勵因素**：腦力激盪、自發性、嘗試新事物、熱情 **打擊因素**：規定及框架、拒絕、聚焦流程 #### 整合者型（Integrator）🤝 **適合職位**：行政/客服/總務 **特質**：圓滑、同理心、傳統、重人際、避免衝突 **激勵因素**：協同合作、溝通、信任與尊重 **打擊因素**：政治性、衝突、無彈性 #### 推手型（Driver）💪 **適合職位**：企劃/市場開發/商品開發 **特質**：量化、具邏輯性、聚焦、好勝、好奇心強 **激勵因素**：解決問題、明確方向、有贏面 **打擊因素**：無法決斷、無效率、缺乏聚焦 #### 守護者型（Guardian）🛡️ **適合職位**：財會/人資/稽核 **特質**：有條理、保守、重細節、務實、忠實 **激勵因素**：組織性、可預測、一致性、詳細計畫 **打擊因素**：雜亂無章、時間壓力、模糊與不明確 2.3 職場定位：文將與武將 ⚔️ #### 文將（Paper Work）📝 **專長**：後勤行政與幕僚、會寫會說、會包裝、拿筆思考規劃 #### 武將（Front-line Operations）⚔️ **專長**：第一線實際操作、業務、客服、技術、拿刀槍上場賺錢 --- 第三章：優化文書力 📄 3.1 公文撰寫技巧 ✏️ **公文撰寫要點**： **目的性**：聚焦任務與預期效果 **切入角度**：選對觀點 **邏輯結構**：清晰架構 **關鍵字**：提升專業度與搜尋力 **秀績效**：量化與質化數據 **避免**：贅字、重複 3.2 績效包裝術 🎁 讓「文書力」成為績效起手式，善用圖與文來「秀績效、放大亮點」。「績效包裝術」不僅僅是文字、視覺或心理上的單一戰役。概念源自《三國志·蜀書·馬謖傳》的智慧：「攻心為上，攻城為下；心戰為上，兵戰為下」。 3.3 正向表達的四個面向 🎯 #### 言簡意賅 💬 文辭要簡潔扼要，但意思卻要完備深刻。需要精確的用字選詞和高度的概括能力。 #### 結構性 🏗️ 建立清晰的架構，讓讀者能夠快速掌握重點。良好的結構有助於提升閱讀效率和理解程度。 #### 視覺化 👁️ 運用圖表、圖像等視覺元素增強效果。視覺化能夠讓複雜的資訊變得更容易理解和記憶。 #### 關鍵字 🔑 使用有效的關鍵詞彙，提升文件的專業度和搜尋性。適當的關鍵字能夠強化訊息的傳達效果。 3.4 職場文書撰寫要訣 📋 認清對象：了解讀者是誰 應對進退：掌握分寸和禮儀 言之有物：內容充實且有實質意義 圖文並茂：結合文字與圖片，提升可讀性 關鍵字佳句：使用有力的詞句 主標題、副標題：幫助讀者快速掌握重點 段落結構：邏輯清晰的段落安排 版面有型：整潔美觀的版面設計 閱聽者有感：引起讀者共鳴或關注 --- 第四章：績效呈現策略 📈 4.1 可秀績效的方面 🏆 職場中可以展現績效的文書類型包括：公文簽辦、日常業務回報、業務簡報、業務報告、計畫成果報告、代擬文稿。這些文件應著重於秀績效和秀亮點，有時也可展現文采。 4.2 秀績效技巧 ✨ **聚焦**：確認欲展現的績效是重要且受重視的 **量化**：展示與績效相關的重要數據，並凸顯亮點 **選材**：選擇與績效相關、重要且具有說服力的材料 **質化**：透過文字的力量和關鍵字來提升說服力 **優化**：進行視覺化、去蕪存菁、畫龍點睛 4.3 去蕪存菁的重要性 🎯 根據哈佛商業評論的研究顯示，收到過多資訊的客戶，進行高品質、低後悔購買的可能性降低54%。因此，精簡而有效的資訊傳達至關重要。 --- 第五章：向上管理藝術 👑 5.1 與主管溝通的常見問題 ❓ 話沒說完，主管問：「所以你想說什麼？」 事情出包，被主管罵：「為什麼不早說？」 努力完成工作，主管卻說：「這不是我要的！」 三不五時被主管問：「那個案子到底有沒有進度？」 5.2 上下「視野」大不同 👀 #### 部屬關心的重點 👨‍💼 把活動辦完（完成任務） 個人業務不出包（避免錯誤） 業務文書細節（技術層面） 日常工作細節（日常操作） #### 主管關心的重點 👨‍💼 把活動辦好（品質效果） 團隊績效與口碑（整體表現） 跟質感與滿意度有關的細節（客戶體驗） CP值（成本效益） 5.3 向上管理目標 🎯 向上管理的核心不在於對錯的問題，而是要讓主管需要你、看重你、不能沒有你，成為Boss的1級戰將。要不斷接住Boss的目標跟任務，並且竭盡所能實踐它。 5.4 向上管理的關鍵 🔑 主動、有自覺地與主管合作 直屬主管是離你最近、掌握最多資訊和資源的人，一定要拉近與主管的距離，獲得主管支持 把主管的資源變成我們的資源 向上管理是職場成功的第一關鍵 5.5 向上管理的修練 🧘‍♂️ #### 內在素質 💎 **體貼主管**：理解主管的處境、壓力和需求，主動提供支援 **親近主管**：對主管和組織保持忠誠，建立信任基礎 **忠誠度**：建立良好的人際關係，增加互動機會 #### 外在行動 🎬 **當責**：主動承擔責任，不推卸、不找藉口 **精進**：持續提升自己的能力和表現 **回報**：及時反饋，定期向主管報告工作進度和成果 5.6 向上管理：走心策略 💝 說主管想聽的 放大他在意的 多元多角度觀察強化 5.7 忠誠與信任的建立 🤝 #### 部屬常輕忽「可靠+誠實」的重要性 ⚠️ 避免任務延遲、報喜不報憂、美化數據、便宜行事（只做A或B而非A+B） 與Boss看法不同時，應與Boss溝通，Boss堅持己見則遵照辦理 避免自作主張、指令打折扣、出包時推卸責任、不道歉 #### 主管是最大客戶的概念 🏆 優秀業務面對key account會多方情蒐、挖掘顧客未說出的需求 優秀部屬會設法做到主管「沒說出的需求」 讓主管感受到他所重視的也是你重視的，他想要的你將全力以赴達成 5.8 理解主管思維（思維轉換練習）🧬 成功的向上管理需要將對主管的負面印象轉化為正向理解： 「愛省錢」→ 正向解讀「對價格敏感」 「愛干涉」→ 正向解讀「親力親為」 「很囉嗦」→ 正向解讀「注重細節」 「現在都幾點了，還交代事情」→ 正向解讀「工作狂」 「反反覆覆」→ 正向解讀「靈活變通」 「什麼都想做」→ 正向解讀「對市場感受力強」 「一張嘴胡說八道」→ 正向解讀「業務能力強」 這種思維轉換有助於我們以更正面的態度面對主管，並找到與主管合作的方式。 5.9 主管取向分析 📊 #### 發展及升遷取向（Promotion-focused）📈 注重成長和機會，喜歡嘗試新事物，願意承擔風險以獲取更大的成功。 #### 防錯防弊取向（Prevention-focused）🛡️ 注重風險控制和穩定，偏好安全的做法，避免出現錯誤和問題。 5.10 主管最愛的部屬特質 ⭐ 透過小文、小晴、小芬三個案例分析，評估能力、努力、團隊和忠誠四個維度，結果顯示小晴（能力B, 努力A, 團隊A, 忠誠A）獲得最高評價，暗示努力、團隊協作和忠誠度在主管眼中佔有非常重要的地位。 5.11 避免「我強你弱」的心態 ⚖️ 有時主管能力可能比你差，但要避免從自己的強項看主管的弱點，更不要心高氣傲、盯著主管的弱點，內心瞧不起主管。這種心態會嚴重影響職場發展。 --- 結語 🌟 在現代職場中，個人的專業能力（硬技能）固然重要，但能否有效溝通、巧妙地展現自身價值，並主動且策略性地管理與上級的關係（軟實力），才是決定職業發展高度和深度的關鍵因素。 --- 👩‍🏫 *講師簡介｜周春芳 老師* 國立臺北科技大學 MBA 碩士 現任 國立臺灣科技大學 推廣教育中心執行長 代表著作： 《商業自動化》《流通業現代化與電子商務》《創新服務行銷：開拓藍海商機》 《產學合作教戰手冊：企業與大學共創商機》《商業溝通：正向溝通 職能UP！》《職場文書與文案企劃：用文字力UP職場軟實力》 --- 📌 *課後筆記製作工具一覽：* \#notebooklm #claude #chatgpt #gemini #capcut #canva