Написание инструкций и процедур скачать в хорошем качестве

Написание инструкций и процедур

Четкие и точные инструкции и процедуры крайне важны в сфере труда. Инструкции рассказывают, а часто и показывают, как что-то сделать: выполнить конкретную задачу; управлять машиной; сконструировать, установить, обслуживать, контролировать, настраивать или ремонтировать оборудование. В то время как цель написания инструкций — пошагово объяснить, как выполнить задачу, цель написания процедур несколько иная. Часто эти два термина ошибочно используются как взаимозаменяемые. Под процедурами подразумеваются политики, обязанности, протоколы и руководства, соблюдения которых компания или организация ожидает от своих сотрудников. Под процедурами подразумеваются политики, обязанности, протоколы и руководства, соблюдения которых компания или организация ожидает от своих сотрудников. Пожалуй, ни один другой вид профессионального письма не требует от автора большего, чем инструкции, поскольку на кону стоит очень многое — как для вас, так и для вашего читателя. Читатель должен понимать то, что вы пишете, и уметь выполнять эти шаги. Вы не можете позволить себе быть неясными, неточными или неполными. Инструкции важны по многим причинам, включая безопасность, эффективность и удобство. Хорошо написанные инструкции помогают бизнесу работать гладко и эффективно. Никакая работа не была бы выполнена, если бы у сотрудников не было чётких инструкций. Чёткие, понятные инструкции облегчают работу клиента и делают её менее раздражающей. Инструкции отражают качество и удобство продукта или услуги. Они могут как создать хорошую репутацию, так и разрушить её. Сколько раз вы слышали жалобы на компанию из-за того, что её инструкции были сложными для выполнения? Плохо написанные и иллюстрированные инструкции будут стоить вашим клиентам времени, а вам — их бизнеса. Чтобы оценить потребности вашей аудитории, поставьте себя на место ваших читателей. Не думайте, что ваши читатели уже выполняли этот процесс или работали с оборудованием столько же раз, сколько вы. Чем больше вы знаете о том, как и почему ваш читатель будет использовать ваши инструкции, какие шаги могут вызвать проблемы, и какую дополнительную информацию вам необходимо предоставить, тем проще и понятнее будут ваши инструкции. Чтобы убедиться, что ваши инструкции точны и просты для вашей аудитории, вы должны спланировать свои шаги, провести пробный запуск, написать и протестировать черновик, а также пересмотреть и отредактировать его. Процедура — это устоявшийся или официальный способ выполнения чего-либо. Процедуры охватывают широкий спектр практических действий внутри организации. Процедуры, предусмотренные политикой, оказывают существенное влияние на компанию и ее сотрудников. Они влияют на графики работы, расчет заработной платы, приемлемое и неприемлемое поведение на работе, а также на ряд протоколов, регулирующих ведение бизнеса внутри организации и за ее пределами. Процедуры также способствуют бесперебойной и последовательной работе организации. Соблюдая их, все сотрудники следуют одним и тем же правилам и стандартам. Часто процедуры связаны с политикой или изменением рабочей среды. Помогите читателям, включив, при необходимости, определения, заголовки, вводные пояснения и предложение помочь сотрудникам по любым вопросам. Всегда предоставляйте процедуры руководству для утверждения или доработки, прежде чем отправлять их сотрудникам в печатном виде или в электронном виде. Никто никогда не жаловался на то, что набор инструкций слишком ясен или прост для выполнения. Аналогично, убедитесь, что процедуры, которые вам, возможно, придется написать, легко понять и соблюдать.