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Leçon n°8.1 : Qualification du courrier

Dans cette nouvelle vidéo tutoriel, nous vous présentons en détail la procédure de qualification d’un courrier dans MEM Courrier, une étape essentielle dans la gestion électronique du courrier au sein des collectivités et organisations publiques. La qualification d’un courrier est une phase clé du traitement administratif. Elle permet de structurer, catégoriser et orienter correctement les courriers entrants afin d’assurer un suivi rigoureux, une traçabilité complète et une distribution efficace vers les services concernés. Une fois connecté à MEM Courrier, nous commençons par accéder à la bannette « Courriers à qualifier », située dans le menu latéral gauche. Cette bannette regroupe l’ensemble des courriers entrants nécessitant une qualification avant leur mise en traitement. Dans notre exemple, nous sélectionnons un courrier intitulé : « Candidature au poste de secrétaire administrative du pôle jeunesse ». Nous arrivons alors sur la fiche de traitement, interface centrale permettant de renseigner l’ensemble des métadonnées nécessaires à l’enregistrement du courrier. Nous détaillons ensuite chaque champ de qualification : • Modèle d’enregistrement : par défaut, pour les courriers à qualifier, le modèle proposé est « courrier arrivé ». • Type de courrier : après lecture du document, nous identifions qu’il s’agit d’une candidature. Nous sélectionnons donc le type correspondant dans la liste afin d’assurer une bonne catégorisation. • Priorité : celle-ci est automatiquement définie en fonction du type de courrier sélectionné, mais elle peut être ajustée si nécessaire selon le contexte. • Date du courrier : récupérée automatiquement lorsqu’elle est présente sur le document. • Date d’arrivée : renseignée par défaut selon la date d’intégration dans MEM Courrier, avec possibilité de modification. • Nature du courrier : définie par défaut comme « courrier simple », mais modifiable si besoin. Nous abordons également la gestion de l’objet du courrier, qui peut être récupéré automatiquement grâce à l’OCR (océrisation). L’utilisateur peut soit le modifier manuellement, soit sélectionner directement un passage du document scanné et le glisser dans le champ prévu à cet effet. La partie contact / expéditeur est elle aussi optimisée : si le contact est déjà enregistré dans la base MEM Courrier, il est automatiquement reconnu et renseigné. Dans le cas contraire, il peut être recherché ou créé. Si la solution SerenIA est activée, elle peut assister l’agent en proposant des informations pertinentes facilitant l’identification du contact. Concernant l’entité traitante, son renseignement dépend du mode de numérisation du courrier : Si le courrier a été scanné avec un séparateur générique, l’entité par défaut configurée sera appliquée. Si un séparateur spécifique à une entité a été utilisé, celle-ci sera automatiquement affectée. La date limite de traitement est également proposée par défaut selon les règles paramétrées, tout en restant modifiable par l’utilisateur. Une fois tous les champs vérifiés et complétés, nous validons la qualification via la coche verte. Cela ouvre alors l’accès aux différentes actions de workflow disponibles : Envoyer pour validation DGS Envoyer pour traitement Supprimer le courrier Dans notre cas pratique, nous choisissons « Envoyer pour traitement ». Une fenêtre s’ouvre alors, affichant la liste des entités disponibles. L’agent peut confirmer l’entité par défaut ou en sélectionner une autre. Sur la partie droite de cette fenêtre, nous retrouvons les informations liées à la liste de diffusion : L’attributaire principal Les personnes en copie Les rôles associés (copie, pour avis, destinataire, etc.) Il est possible de modifier l’attributaire si plusieurs agents sont paramétrés dans l’entité sélectionnée, mais également d’ajuster les rôles des personnes en copie ou de les supprimer si nécessaire. La vidéo explique aussi comment ajouter une annotation interne à destination du service. Cette annotation peut être saisie manuellement ou insérée à partir d’un modèle prédéfini. Il est également possible de définir quelles entités sont autorisées à consulter cette note, garantissant ainsi une gestion maîtrisée de l’information interne. À l’issue de ces étapes, le courrier est officiellement qualifié, tracé et transmis au service compétent, assurant un traitement fluide et conforme aux procédures internes. Si vous souhaitez optimiser la gestion électronique de vos courriers entrants, structurer vos workflows et améliorer la traçabilité administrative, cette démonstration vous apportera une vision concrète des fonctionnalités de qualification dans MEM Courrier. Abonnez-vous pour découvrir d’autres tutoriels, démonstrations fonctionnelles et bonnes pratiques autour de la dématérialisation et de la transformation numérique des collectivités avec MEM Courrier. Merci de votre attention et à très bientôt pour une prochaine vidéo.