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Como radicar y gestionar una comunicación cuando la firma otro usuario.

Este tutorial explica el ciclo completo de gestión de un documento interno cuando la firma electrónica debe ser realizada por una persona distinta a quien elabora el radicado. El proceso asegura que el flujo de aprobación y envío sea formal y quede registrado correctamente en el sistema. Pasos para la gestión del documento: Creación y Radicación: El proceso inicia ingresando a la plataforma con las credenciales asignadas. En la sección de "Radicación", se elige la opción de "Documento interno" y se selecciona la plantilla adecuada (por ejemplo, una carta interna de una sola firma). Es necesario definir el emisor, el código y el asunto del documento. Definición del Destinatario: Se busca y selecciona al usuario que recibirá la comunicación. En este punto, se debe añadir una referencia clara del contenido y especificar la cantidad de anexos y folios (páginas) que componen el documento. Carga de Documentos y Anexos: Una vez guardada la información básica, se genera la carta y se carga el archivo principal desde el equipo. Si existen documentos complementarios, se deben subir a través de la pestaña de "Anexos", asignándoles un título, descripción y tipo correspondiente. Trámite de Firma Externa: Para que otra persona firme el documento, se debe ir al menú de "Gestión" y seleccionar "Copias". Se busca al usuario firmante y se le envía el radicado. Esta persona recibirá el documento en su bandeja y deberá proceder con su firma electrónica mediante su contraseña personal. Seguimiento y Envío Final: El elaborador puede monitorear el estado del documento en su bandeja; una vez que cambie a "Firmado" y tenga un número de radicado definitivo, el último paso es seleccionar el archivo y hacer clic en "Enviar a destino" para completar el ciclo de entrega. Nota importante: Este flujo de trabajo es ideal para asistentes o colaboradores que preparan la documentación técnica o administrativa que requiere el aval y la firma digital de un directivo o jefe de área.