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Leçon 4.1 : Gestion des avis - La demande d'avis

Bienvenue dans cette nouvelle vidéo tutoriel consacrée à la gestion des avis dans l’outil MEM Courrier. Il s’agit de la première partie de cette thématique, où nous allons nous concentrer sur la demande d’avis. Vous découvrirez étape par étape comment envoyer un courrier pour avis, définir une date limite de réponse, choisir le bon motif et sélectionner les personnes concernées. Étape 1 – Accéder à la bannette Courrier à traiter Nous commençons par ouvrir la bannette Courrier à traiter. Dans notre exemple, nous sélectionnons un courrier intitulé “Candidature spontanée”. En lisant ce courrier, nous nous rendons compte qu’il est nécessaire d’obtenir un avis complémentaire avant de pouvoir le traiter ou prendre une décision. Étape 2 – Lancer l’action “Envoyer pour avis” Pour obtenir cet avis, nous choisissons l’action Envoyer pour avis. Une nouvelle fenêtre s’ouvre alors, permettant de configurer la demande. Étape 3 – Renseigner la date limite d’avis La première étape de cette configuration consiste à indiquer une date limite. Cette échéance définit le délai maximum accordé à la personne sollicitée pour transmettre son avis. Dans notre exemple, nous fixons la date au vendredi 7 février, ce qui laisse quatre jours pour répondre. 👉 Ce paramètre est essentiel pour garantir que le courrier sera traité dans les temps et que les retards seront évités. Étape 4 – Définir le motif de l’avis Ensuite, nous devons préciser le motif de la demande d’avis. Deux options sont possibles : Saisir manuellement le motif au clavier. Utiliser un modèle d’annotation prédéfini, accessible via la petite flèche déroulante. Dans notre cas, nous choisissons le modèle “Demande d’avis” puis nous le complétons selon le contexte du courrier. Cela permet d’apporter des explications claires et cohérentes à la personne sollicitée. Étape 5 – Sélectionner les destinataires de la demande Enfin, il faut désigner la ou les personnes à qui nous souhaitons adresser la demande d’avis. Dans notre exemple, nous sélectionnons Marine Morteau comme destinataire, puis nous validons. À ce stade, le courrier quitte la bannette Courrier à traiter et se déplace automatiquement dans la bannette En attente de réponse de la part des autres. Étape 6 – Suivre la demande d’avis La bannette En attente de réponse de la part des autres sert de supervision. Elle permet de visualiser tous les courriers pour lesquels une réponse est attendue. En repérant notre courrier dans cette liste, nous pouvons voir, à droite, la date limite d’envoi de l’avis. C’est un excellent moyen de suivre l’avancement et de s’assurer que les réponses arrivent dans les délais fixés. En résumé Avec cette fonctionnalité, vous pouvez : Demander rapidement un avis à un ou plusieurs collègues. Définir un délai clair pour éviter les retards de traitement. Préciser un motif détaillé afin de donner du contexte au destinataire. Superviser en temps réel l’état des courriers en attente d’avis. Cette démarche améliore la collaboration, fluidifie la gestion des courriers et sécurise le processus décisionnel. Pourquoi utiliser la demande d’avis ? Pour obtenir l’avis d’experts ou de responsables avant de valider une décision. Pour assurer la traçabilité des échanges et des validations intermédiaires. Pour centraliser les retours directement dans l’outil MEM Courrier. Pour gagner en efficacité et en transparence dans la gestion documentaire. Merci pour votre attention et d’avoir suivi ce tutoriel. Dans la prochaine vidéo, nous aborderons d’autres aspects de la gestion des avis dans MEM Courrier. N’hésitez pas à vous abonner à la chaîne pour ne rien manquer !