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Nommer et identifier vos data owners : Enfin des réponses claires à vos questions (partie 2)

Il y a quelques mois, j’ai partagé avec vous quelques évidences utiles à rappeler sur les fameux « référent données », également appelés « data owners ». Un premier article qui a beaucoup fait réagir, et – semble-t-il – éclairé la lanterne de certains d’entre vous. Merci ! … mais ce n’est pas tout. Et il reste quelques questions en suspens, et plusieurs points à préciser. Nous avons tout d’abord utilisé le verbe « identifier », et non désigner, ou nommer, ou choisir… Comme nous l’avons dit, le plus souvent, à l'image de Monsieur Jourdain, les référents données le sont déjà, sans forcément en avoir conscience par eux-mêmes. En réfléchissant un peu, ils devraient même être capables de lever la main, et de se proclamer référent data. Mais les verbes désigner, nommer, choisir, donnent l’impression qu’une entité extérieure va leur assigner ce rôle. Non ! Ce n’est pas au responsable de la gouvernance de choisir qui sera référent données. Les ateliers qui seront organisés permettront la création des fiches du catalogue de données, et l’identification des référents. Dans les cas de litige : personne ne s’identifie comme le data owner, ou alors plusieurs personnes pensent l’être ; Le comité de gouvernance, ou un de ses membres par délégation, peut alors aider à trouver une solution. Toute solution imposée sera compliquée à appliquer. Il vaudrait mieux négocier, convaincre, et laisser les référents données décider entre eux. Håkan Edvinsson l’auteur d’un excellent livre qui s’intitule Data Diplomacy[1], dans lequel il explique parfaitement le phénomène, une gouvernance des données négociée a bien plus de chance de se diffuser qu’une gouvernance imposée par la force. J’ai beaucoup de data owners, est-ce normal ou faut-il en réduire le nombre ? En fait personne ne peut le décider à votre place. Cela dépend de votre organisation. Si les responsabilités sont très diluées et que le nombre de personnes capables de répondre d’une ou de plusieurs données, est important, tant mieux ! C’est un signe de maturité. Encore une fois, restez sur la règle de base : le data owner est la personne qui connait le mieux la donnée. C’est par exemple lui qui, in fine, décidera quelles données doivent être gérées au niveau « donnée » ou au niveau « objet métier ». Bien sûr, s’ils sont très nombreux – ce qui est un signe de maturité numérique de votre organisation – ils ne pourront pas tous participer au comité de gouvernance. Le plus important est qu’ils y soient représentés. Nous verrons un peu plus loin comment créer cette instance de représentation des référents données. 3 - Quelles sont les responsabilités concrètes du data owner ? Ah, là on rentre dans le vif du sujet. C’est leur crainte essentielle, "que cela augmente ma charge de travail". Tout d’abord, on ne devrait pas « désigner » un data owner ; car il l’est déjà, consciemment ou pas. On va donc plutôt « l’identifier ». Et constater le fait qu’il assume déjà cette responsabilité, même non formalisée. Donc, comme il fait très bien son travail – personne n’en doute – il assume déjà un certain nombre de tâches vis-à-vis de cette donnée dont il est référent. Il s’inquiète de sa qualité, de la manière dont elle est utilisée, de son cycle de vie. Un vrai professionnel donc ! Formaliser ce titre de data owner ne devrait donc rien changer à son travail quotidien ;-) 4 – Quelle est la responsabilité du data owner en matière d’inventaire du patrimoine informationnel (ce fameux catalogue des métadonnées) Bon, pour être réaliste, certains n’ont pas encore intégré toutes les bonnes pratiques d’un data owner responsable. Comme la tenue à jour du catalogue de données. C’est en effet le data owner et lui seul, qui devrait être responsable de la mise à jour des fiches de ses propres données. Lorsque la définition d’une donnée évolue, ou sa classification, sa forme, ses critères de qualité, sa conformité, etc. Aucune décision de ce type ne peut être prise sans le data owner. Il a donc la charge de l’évolution du catalogue de données, afin qu’il soit toujours à jour. Et n’imaginez pas que le catalogue va être mis à jour par l’informatique ! D’une part ils n’ont pas la connaissance métier de la donnée, et d’autre comment pourraient-ils être responsable de plusieurs milliers de fiches ? Un catalogue de données à jour, de qualité et bien renseigné est donc de la responsabilité des data owners. Et c’est leur intérêt, car nommés dans ce catalogue, ils éviteront ainsi de répondre à des questions d’autres utilisateurs, en les renvoyant simplement vers le catalogue. Le data owner est aussi un arbitre. Lors des ateliers de catalogage de données, si des différences de point de vue émergent, par exemple sur la définition d’une donnée, le data owner peut utiliser sa position et arbitrer pour mettre tout le monde d’accord.